Comment utiliser Écoute-moi ?

Demander de l’aide

1. Ouvre Demander de l’aide à l’école puis choisis « J’ai besoin d’aide » ou « Je m’inquiète pour quelqu’un ».
2. Saisis ton adresse email scolaire. Un code à usage unique est envoyé à cette adresse; recopie-le sur le site. Vérifie aussi les courriers indésirables si tu ne le vois pas.
3. Choisis ta classe, réponds aux étapes du formulaire et décris la situation avec tes mots. Les boutons « Précédent » et « Suivant » te permettent de parcourir les étapes; à la dernière, le bouton « Envoyer » transmet ta demande. Un brouillon peut être conservé temporairement dans l’onglet courant de ton navigateur; il disparaît après l’envoi.
4. Tu n’as pas à choisir un adulte : le site transmet la demande au gestionnaire prévu par l’école. Celui-ci doit accepter la prise en charge avant de consulter le récit.
5. Avant l’envoi, le formulaire indique à qui la demande sera transmise. Si une réponse doit être corrigée, tu peux revenir à l’étape précédente; une erreur de formulaire t’indique aussi où reprendre.
6. Après l’envoi, garde la référence affichée. Dans « Mes demandes », le statut explique les prochaines étapes visibles. Une demande sans nouvelle activité est destinée à être clôturée automatiquement après 30 jours par un traitement quotidien prévu à 08 h; cette automatisation doit être activée dans l’environnement de production. Le portail n’est pas surveillé en continu.

Seuls les adultes explicitement autorisés sur un dossier peuvent en consulter le récit. Le site n’est pas surveillé en continu et ne remplace pas un échange direct avec un adulte de confiance.

Créer l’accès de son école

1. Depuis Demander l’accès, indique le nom officiel de l’école, le nom de la direction, son email professionnel et le domaine correspondant à la partie après le @.
2. Le super-administrateur examine la demande. Une fois l’école activée, la direction reçoit une confirmation et peut demander un code sur Connexion.
3. Les connexions scolaires se font par code envoyé par email, sans mot de passe. Utilise toujours une adresse professionnelle ou scolaire appartenant à un domaine validé pour l’établissement.

La demande initiale ajoute le domaine de l’adresse professionnelle indiquée. Après activation, la direction ou l’administration de l’école peut en ajouter d’autres depuis l’espace scolaire.

Ajouter les domaines email, les classes et les membres

Plusieurs domaines email

Dans Espace scolaire → Domaines email, ajoute chaque domaine exact utilisé par l’école, par exemple eleves.ecole.be et profs.ecole.be. Les sous-domaines ne sont pas inclus automatiquement : ajoute-les séparément. Le domaine principal ne peut pas être retiré depuis cet écran.

Classes et équipe

• Dans Classes, crée les classes une à une ou importe un CSV avec les colonnes classe et annee_scolaire, une classe par ligne.
• Dans Personnel, ajoute les membres de l’équipe ou importe un CSV avec les colonnes nom;email;fonction;classe;annee_scolaire;role_classe.
• Pour affecter un référent à plusieurs classes existantes, choisis-le dans l’outil d’import dédié puis charge un CSV contenant la colonne classe. Les noms ambigus entre plusieurs années sont refusés pour éviter une affectation erronée.

Les imports affichent un aperçu à vérifier avant confirmation. Le fichier est refusé dans son ensemble si des lignes sont erronées; corrigez les numéros de ligne signalés puis sélectionnez à nouveau le CSV. Utilisez uniquement des adresses appartenant à l’un des domaines autorisés de l’école.

Avant de partager le lien aux élèves, vérifiez que l’école a au moins une classe active, un référent actif, une direction active et une médiatrice scolaire active. Le tableau de bord de la direction signale les éléments manquants; le gestionnaire ne peut pas consulter les récits.

Comprendre les espaces et le suivi des dossiers

• Direction et Gestionnaire : organisent les classes et les membres de l’équipe; le Gestionnaire n’accède pas aux dossiers des élèves.
• Référent·e : professeur·e, éducateur·rice ou autre adulte autorisé; voit les demandes qui lui sont attribuées ou transférées après acceptation.
• Médiation scolaire : intervient selon les règles d’orientation prévues par l’école, notamment lorsqu’une demande concerne la direction.

Un transfert ne donne pas accès au récit avant son acceptation. Les membres du personnel doivent utiliser leur compte individuel et ne pas partager leurs codes.

Sur le tableau de bord, le centre de notifications rassemble les transferts à accepter, les demandes à attribuer et les dossiers qui nécessitent une vérification. Dans « Demandes d’aide », filtre les dossiers déjà accessibles à ton compte par statut, classe et dates; ces filtres ne changent jamais les autorisations.

La direction peut fermer l’accès de l’école en conservant ses données, demander sa réouverture après vérification par le super-administrateur, ou transférer la responsabilité à un autre membre ou à une adresse d’un domaine déjà autorisé. Le destinataire doit accepter le transfert; l’ancien compte est alors désactivé et les historiques sont conservés.

Une orientation vers la médiation de la Fédération Wallonie-Bruxelles n’envoie pas automatiquement le récit à un service externe : la personne doit le contacter directement.

Rendez-vous

Un référent autorisé choisit dans son calendrier une date précise et une plage horaire; elle est découpée en créneaux de 30 minutes et proposée pendant les quatre semaines à venir uniquement aux élèves dont le dossier lui est attribué. Le calendrier distingue les heures libres des demandes et rendez-vous réservés. Les anciens horaires hebdomadaires peuvent encore être désactivés depuis les disponibilités historiques. L’élève choisit une heure; le référent qui l’a proposée la confirme ou la refuse. En cas de refus, il peut proposer une autre heure libre. Une nouvelle proposition n’est réservée qu’après acceptation par l’élève. Des emails signalent les demandes et les réponses; ils ne contiennent pas le récit de la demande.

Sondages anonymes sur le bien-être

La direction peut créer un sondage avec des questions à choix, une échelle ou des commentaires libres, puis partager son lien ou envoyer une invitation à une liste de diffusion de l’école. L’adresse du groupe n’est pas conservée dans Écoute-moi et doit appartenir à un domaine autorisé pour l’établissement. L’envoi par email dépend de la configuration Zoho et de l’autorisation de l’expéditeur [email protected].

Les réponses enregistrées ne sont pas associées à un nom, un email, une classe, une adresse IP ou un horaire; des journaux techniques distincts peuvent exister chez l’hébergeur. La direction ne voit aucun résultat avant 10 réponses; à partir de ce seuil, les graphiques affichent chaque choix, y compris ceux comptant moins de 5 réponses. Les commentaires libres peuvent révéler une identité; ils sont chiffrés dans la base, mais doivent être lus avec prudence. Un lien anonyme ne peut pas garantir une réponse unique par élève et ne remplace pas un canal de demande d’aide.

Pause ou suppression d’une demande

Un élève peut mettre son suivi en pause : la demande reste accessible dans son espace, mais l’équipe scolaire ne peut plus la consulter ni recevoir de nouveaux échanges ou rendez-vous tant que le suivi n’est pas repris. Les demandes de rendez-vous en attente, les nouvelles propositions et les rendez-vous confirmés à venir sont annulés; un créneau peut ensuite être proposé à un autre élève. Après la reprise, l’élève peut demander un nouveau rendez-vous. L’élève peut aussi supprimer définitivement la demande; tous ses messages, rendez-vous et historiques associés sont alors effacés.

Historique des accès et rappels

Sur chaque dossier attribué, les adultes autorisés peuvent consulter l’historique des consultations et actions de suivi. Avant une action sensible, vérifie le rôle du destinataire et les conséquences du transfert ou de la clôture.

Exercer un droit RGPD

Le formulaire situé dans la page Confidentialité permet de demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition ou la portabilité de données. Il crée une demande suivie dans l’espace du super-administrateur.

Selon le type de demande, l’équipe peut vérifier l’identité, générer automatiquement un dossier d’export ou traiter une suppression confirmée. Ne transmets jamais un mot de passe dans ce formulaire.

Le super-administrateur gère la plateforme et ces demandes, mais n’accède pas aux récits confidentiels des élèves.

Prioriser les tâches MyAdmin

La vue d’ensemble regroupe les accès des écoles, les réouvertures et les demandes de données personnelles à traiter. Ouvre une file pour consulter les dossiers; les plus anciennes demandes en attente sont présentées en premier. Le résumé RGPD distingue les nouvelles demandes de celles déjà en cours.

La super-administration ne donne pas accès aux récits confidentiels des élèves. Les indicateurs de configuration des écoles signalent les classes et rôles manquants afin que l’établissement puisse terminer sa configuration avant de partager l’accès aux élèves.

Adapter l’affichage

Ouvre « Affichage et accessibilité » en haut des pages scolaires pour choisir un texte plus grand, réduire les animations ou activer le mode faible connexion. Celui-ci reporte le chargement des images et retire certains effets visuels. Ces préférences sont conservées dans le navigateur utilisé.

En cas de difficulté

Pour un problème de connexion scolaire, crée un ticket auprès de l’assistance, puis suis la conversation sur ton espace tickets. Un ticket sans nouvelle activité est destiné à être clôturé automatiquement après 15 jours par un traitement quotidien prévu à 08 h; cette automatisation doit être activée dans l’environnement de production. Une réponse permet de rouvrir un ticket clôturé. Ne transmets jamais ton code de connexion. Consulte aussi la page d’état du service. Si une page affiche une référence d’erreur, joins cette référence au message. Les pages sensibles proposent un bouton de sortie rapide, qui remplace l’entrée courante de l’historique par la page d’accueil.